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企業信息化:創新文檔管理模式的必要性

58創業加盟網  編輯:麗人行

  自上個世紀,計算機在各行各業被廣為應用以來,技術成本的下降促進計算機設備的應用,為企業信息化提供了條件。電子文檔以其獨特的優勢取代了高成本、不利於保存的紙質文檔。由此,也給文檔管理提出了新的要求。

  在企業發展壯大的過程中,隨着業務的增長,總會產生大量有關管理、產品、製造、銷售等與各環節相關的電子文檔。這些文檔對企業和員工來說都是很重要的資產。大量不同格式的文檔存放在不同的物理位置,當員工、客戶、合作夥伴和供應商需要一些資料時,卻發現很難找到所需,集中管理如此盤雜的文檔勢必非常困難。在企業管理中,機密文件很難得到有效的保護,各部門間難以協同辦公,重新開發利用知識資源十分困難。由文檔管理引發的這些情況屢見不鮮。這種情很大程度上延誤了工作的進度,文檔管理儼然成了阻礙企業發展的絆腳石。

  雖然企業付出很多時間和精力去組織分類這些文檔,避免意外狀況發生,結果卻是不盡人意。如何科學管理這些盤雜的知識文檔使其不至於流失,並得到充分的利用,正是很多企業都深感頭疼的問題。

  據了解,當前多數企業的電子文檔管理幾乎空白。管理層對文檔管理的重要性認識不足,對於電子文檔管理技術更是不甚了解。對於集中管理如此浩大的電子文檔,企業感到心有餘而力不足。

  在日新月異的現代社會,競爭無處不在。知識的競爭是首位的。近年來,由於知識經濟的風行,知識管理受到了眾多企業的推崇。實行知識管理可以幫助企業整合知識資源,提高核心競爭力。從本質上說,知識管理的基礎是實行文檔管理。專家總是把知識管理和文檔管理相提並論。脫離文檔管理的知識管理是不切實際的。這是因為信息資源是一種十分脆弱和很不穩定的東西。文檔凝聚了知識財富和智力資源,是最基本,也是最重要信息載體。科學的文檔管理可以實現知識的共享和開發利用。離開文檔管理的信息化建設等於一紙空談。不論從哪個角度出發,文檔管理任務都是極為重要的。

  一些高效、有遠見的企業已經引入了電子文檔管理系統,以此取代傳統的文檔管理方式,率先享受到了先進科技帶來的便捷和利益。那些保守、傳統的企業還在沿用着傳統的紙質文檔處理模式,花費很多寶貴的時間去打印、傳閱文件,還要聘專人專門整理文件、分類歸檔、入庫存放等事項,同時還得為機要文件的安全提心弔膽;需要某些資料時,面臨的又是繁雜大量的查找翻閱工作……在他們看來,計算機在日常工作中只不過是扮演着信息錄入和打印文件的輔助角色。殊不知,先進企業和後進企業,首先就在工作和管理模式上拉開了距離。

  文檔管理是指對電子文檔、電子表格、圖形和掃描文件的存儲、分類和檢索。文檔管理系統利用先進的計算機技術將企業的知識文檔整合起來,可以滿足用戶在文檔獲取、文檔處理、文檔存儲、文檔應用等各個環節的不同需求,最大限度的實現資源共享。它在企業中的實際應用直接增進了電腦的使用效能。作為一種先進管理思想結晶的應用系統,文檔管理系統實現了對海量信息的集中管理,對企業實現信息化建設起到了不可小窺的作用。有人因此把電子文檔管理系統比作傳統文檔管理模式的“終結者”,這並不為過。

  利用電子文檔系統可以給企業用戶帶來前所未有的好處:不限格式的系統存儲文檔,檢索和傳輸都非常迅速,文檔的安全性問題從技術上得到了解決。並且同一信息資源可以同時被不同用戶利用,用戶可以隨時隨地都能查閱不斷更新的數據,並通過按照企業的組織結構實行權限結構劃分,使企業的每一成員各司其職,解決了企業內部各自為戰的問題,有助於各部門之間互通有無,有助於提高辦公效率,從而實現協同辦公。

  電子文檔管理系統的面世卓有成效地解決了傳統文檔管理模式滯后的局面,使文檔管理改朝換代,全面有序地步入正軌。

  企業要跟上時代的步伐,在愈演愈烈的市場競爭中佔有一席之地,首先要提高管理層對文檔管理重要性和緊迫性的認識。儘快建立行之有效的管理機制,加強對電子文檔的管理。引進新知識、新技術,引入與企業規模、行業特點相符合的文檔管理系統,更新管理思想和管理模式是必須的,也是首要的。



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