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頂級管理者的時間管理

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  如果你去問一些普通的管理者.在他們的頭腦里組織良好的一天應該是什麼樣子.大多數的人可能會回答說:“我想應該把時間控制得比現在緊得多.9:00的時候.我隨隨便便;10:00的時候.仍然沒能理清頭緒”或者說:“我想應該關上門潛心工作.那樣的話很多事情都已經完成了。”

  多數人心目中組織好.效率高的一天是通過嚴緊的控制實現的.他們還認為CEO肯定也是這樣做的。但是令我最驚訝就是.CEO組織工作的首要前提竟然是時間安排高度靈活。他們所注重的不是去控制自己的時間.而是越過一天中無窮的變化因素專心去控制那些應該完成的事情。

  善於利用個人高效時段

  你一天當中究竟存不存在一個可以稱之為高效時段的最佳時間呢?答案當然是肯定的。大多數人早上最為清醒.也有些人下午的狀態最好。討論這一點的目的是把那些最具挑戰性的工作分配到你最能勝任的時間裡去完成。

  有效利用安靜時間

  有些人仍然信奉18世紀的思想家馬修·亨利(MatthewHenry)的話:“成大事者必起大早。”

  迪士尼的老總羅伯特·愛格爾(RobertA.Iger).每天4:45起床.到健身房鍛煉.6:00進入辦公室閱讀各種資料.直到7:00舉行一天當中的第一次會議。“我想人們都會有自己的生理節奏.”他說.“不過對我來說.早晨是巔峰時刻.那時候比較心平氣和一點。”

  紐約市雅詩蘭黛集團公司董事會副主席珍妮特·瓦格納(JeanetteWagner)喜歡把一些例行公事如:簽署信函、開支票等安排在一天快要結束.自己感到疲倦的時候處理。瓦格納說:“另一個方面.如果我真要解決什麼重要問題.無論是複雜的人事問題也好.還是像考慮如何開好中層管理人員會議一類的需要動腦筋的事.我會選擇周末的專門的個人時間或大清早的安靜時間來處理。有時候深夜3:00可能會是一個非常有創造力的時間。”“我不要睡太久.”瓦格納接著說. “我經常會在半夜醒過來.拿出便箋薄把自己認為重要的想法記下來……有時候.我甚至能夠解決之前很難解決的某個問題或草擬出一份之前很難想出的完整的項目策劃書的提綱。”

  清早5:00起床可能令許多人不敢想像。但是如果你正常情況下6:30起床.你可以逐漸提前半個小時.然後再提前一個小時.很多人通過這種方法發現.砍掉一些睡眠時間也沒那麼可怕.而由此而獲得的益處.如完成更多工作.全天的工作節奏可以因而舒緩等.卻是巨大而又持久的。

  另外一個在辦公室之外的安靜時間是上下班的路途.許多管理者之所以能夠向路途時間要效率.是因為他們有專門的司機接送他們上下班.一般人也可以動用下面兩種辦法達到這種效果。

  1.利用公共交通工具。瑪麗·巴恩比曾經說:“我早上的工作效率很好.我上地鐵的時候總會帶上一摞文件去處理.我在路上要花1小時20分鐘.的確是一個非常好的機會。”

  每當我清早離開曼哈頓去機場的時候.我就想到最最浪費時間的事莫過於坐在堵塞在另一側通往曼哈頓去長島的高速路(被當地人士戲稱為“全世界最長的停車場”)上一動不動的車子里無聊等待。我問自己.為什麼他們寧願在那裡不停地鳴喇叭.忍受這種煩惱和時間上的極大浪費.也不願意乘坐地鐵並好好地利用路途中的大把時間呢?我真是想不通。

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