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知識管理與intranet

58創業加盟網  編輯:浩宇

  資訊技術能夠産生大量的資訊和資料,以致於許多知識工人感覺到資訊過載。現在的問題在於通過利用內部資源提供績效──隱藏在員工頭腦中的專家知識、埋藏在企業公共資訊儲存庫中的訣竅和經驗。這些無形的的內容,如持續創新、客戶需求的深層理解、企業智力資本(經營權和專利)的戰略運用,現在變得非常關鍵。企業智力資産的有效管理降低了成本、用有價值的資訊和洞察力代替了簡單的目錄,改變了對昂貴的固定資産的需求、提高了企業的適應能力(Cooney, 1997:96)。但真正的問題是要準確描述這些資産,因爲企業的許多知識是隱性的,在它能被評估、提高和共用之前應該顯性化。

  Intranet 技術的優越性包括:更快、更好地檢索資訊,提高工作績效,廣泛的內容和企業的資訊關聯,交流,低成本的創新和産出,方便的資訊利用和流通。因爲 Intranet來自Internet,所以它可以利用不同的標準和協定。企業利用Intranet已經成爲一個不容忽視的趨勢。

  Intranet對知識管理的影響

  使用精密的搜索和檢索設施,如導航、提問和個人化的路徑,基於超媒體的資訊系統能夠存儲和精確地查找大量的已記錄的組織知識。因此,組織學習能夠定製化地解決每個個人和小組的需求。象創造、分配、進入許可權和資訊控制等這樣的問題也需要考察,以便制定企業的政策。

  資訊系統對組織學習既有直接的影響,又有間接的影響。Intranet通過影響環境因素,如資訊基礎設施和環境,能間接影響企業學習。換句話說,通過實現決策制定過程的分權和提高資訊的可用性,Intranet在組織學習過程中也可發揮直接的作用。Intranet可以通過以下方式影響組織學習:

  (1)知識獲得(Knowledge acquisition):Dodgson認爲,組織學習是伴隨着組織知識庫和企業特定的能力和過程的發展而發生的。對全局有重要意義的應用軟體的開發,如知識倉庫,包括獲得、存儲、解釋和使用內部資訊(也就是智力資産)和外部資訊(如環境的監測)。

  (2)資訊分配:Intranet方便了資訊的共用,因此加速了組織內部的學習。Balasubramanian的研究的結果表明這種系統提高了叄與性,從而更確定了這個觀點。因爲現在的決策是有全體意見做出的,這就包含了企業指令的傳達和經驗、洞察力的傳遞過程,所以Intranet可能會使企業作出更高質量的決策。

  (3)資訊解釋:組織學習包含了一個組織內部的資訊理解和解釋的過程。媒介的特性越複雜,正確理解內容的可能性就越大。這是因爲我們有不同的學習行爲。資訊的多媒體傳遞方式似的員工能夠進行更廣泛的媒體選擇和組合。另外,多媒體會議系統刺激了人類的交互,它使得交流個性化,使團隊成員和跨功能的各部門能在虛擬工作環境中合作,而不管他們在物理位置上的分隔。

  (4)組織記憶(Organisational memory):差的企業記憶保持力對組織學習會産生影響,因爲它會導致工作的延誤和重複。組織記憶由硬資料(如數位、事實、圖表和規則等)和軟資訊(如隱含知識、專家知識、經驗、軼事、重要事件、經歷、文化遺物、關於戰略決策的細節等)組成。員工産生的想法通常不能超出一個小的同事圈得到共用。只有這些敍述的內容被電子化地存儲起來以備後用,組織學習才能得到改善和提高。

  組織Intranet上的內容

  設計Intranet最重要的因素之一就是資訊能被快速檢索的組織方式。如果系統提供的資訊檢全率高但檢准率很低,那麽檢索者就會感覺受到挫折。所以,詢問最終用戶自己對組織資訊內容的偏好是很有價值的。帶着這個想法,我們有必要考察和定義電子內容的各種類型。Stear認爲內容組織技術(technology enabled content:TEC)已經經歷了四代。第一代依靠印刷型文獻到數位資訊的簡單轉換,然後把這些數位資訊存儲在電算機的主機中,通過啞終端實現檢索,如 WANG系統。第二代TEC系統能夠通過基本檢索邏輯的方法,給用戶提供整理和篩選電子內容的能力。第三代TEC綜合了基於規則的軟體(含有給專家系統提供的內容)和對用戶的決策支援。第四代TEC能在沒有最終用戶協助的情況下做簡單決策。第五代是企業最近碰到的,這一代TEC提供多種精密的特性,如推動加速企業內部交流的那些資訊的傳遞,其方法是提供智慧的收集服務和資訊更新。第五代TEC産品的另一種類型是爲産生生動的報告而給選擇出來的資料製圖,可以通過自動化的決策支援和關聯資料庫實現。這類技術的範例就是BFANet的訂購者資料庫。

  在開發企業 Intranet時要把這些技術考慮進去,因爲它提供了整合企業內外資訊的機會。在這樣做的同時,資訊經理必須意識到組成資訊系統的資源在企業內如何運轉,以便使他查明誰爲了什麽目的使用什麽資源;資源被分配的方式;資訊的使用模式和資訊流;從這些資源中獲得的價值以及資訊如何爲商業流程的績效和企業的進步作出貢獻的。如果對各類資訊資源的價值和目標有了清晰的認識,那麽資訊內容的質量就有了保證。

  設計 Intranet的一個重要部分就是測試圖形。設計圖形介面的邏輯必須反映目標用戶的思維,而不是開發者。另一個重要方面就是多種設計因素的關聯性和一致性。Fenik提醒Intranet設計者一定要避免陷入他所稱的“development parochialism”。



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